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バックオフィスなどのタスク管理

2020 7/05
バックオフィスなどのタスク管理
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忙しくなることは良いこと

はてさて、弊社は5月末決算のため6月より第3期目を迎えております。

主業務はシステム開発・アプリ開発とかWEB制作、インフラ構築・管理などのいわゆるIT業務的なものになるわけですが、このあたりを仕事にしていると抱き合わせでデザイン業務や動画制作、画像加工、WEBショップなどのオペレーション、さらには広告や名刺などの印刷物まで取り扱うことがあります。

さらに最近ではその辺りから派生して業務改善や経営計画の相談など、小売店や飲食店などを営む方からすると正直苦手な書類業務の相談なんかも受けたりします(もちろん適法の中でのコンサルティングです)。

また、教育関連の業務もこなしておりますので、割と多岐にわたってお仕事をいただくわけですが。

そんなこんなで弊社、只今決算処理や新年度の当初手続き関係でバックオフィスがとっちらかっております。

個人的には書類業務や経理など嫌いじゃないんですが、流石に通常の業務をこなしながら行っていると物理的にリソースが足りなくなるんですね。

そこに追い打ちをかけるかのように最近、会社とは別件でお願いされる業務もあり、日中はそっちの仕事に多くリソースを割いていたりします。

ですので、もうひっきりなしに暇を見つけてはパソコンに向かう毎日(だと自分では思ってるんですが、その割にNetflixやYouTubeの視聴履歴が捗っているのはたぶん寝ながら観ているからということにしといてください)。。。

まあ、忙しいということ必要とされているということですし、会社を経営していくにあたって、非常に喜ばしいことでもあるわけですが・・・

積み重なるタスクを回すコツ

これまでも前職ではそれなりのポジションもいただいていたり、学生時代からも様々な役割を担わせていただく中でこうしてタスクが大渋滞を起こすことは幾度となくありました。

そんな中で、基本的に集中力があまり無くいわゆるADHD系の傾向をもつ私にとって(診断を受けたわけでないので断定はしません)、効率良く仕事をこなす術は非常に重要でした。

タスクの分類分け

まず、目の前に来たタスクはその場で仕分けします。

  1. すぐにこなせるか(目安は3〜5分以内)
  2. こなすのに少し時間が必要か(目安は15分以内)
  3. 確実に時間がかかりそうか(目安は30分単位)

目の前に来た段階でタスクにランク分けをし、3つに分類しておきます。

そうすることで、いつ・どのタイミングでそのタスクをこなすかの目処をつけることができます。

今現在取りかかっている仕事との兼ね合いもありますから、それ以上の判断を今すぐすべきではないでしょう。

しかし、ある程度の目処を立てておかないと「積み重ねたタスクの分類」という業務を新たに生み出してしまうことになります。

要・不要の判断

次に、こなすタスクの要・不要の判断をします。

実は普段気にもかけないちょっとしたことでもそれは「タスク」であり、処理する時間は「コスト」になります。

具体的に言うと、例えば私個人及び会社に届くDMなどの封書です。

これらは必要なものと不要なものが混在して届きます。商工会議所、取引先、利用している小売店、クレジットカード会社、銀行、、、様々なところから送られてくる書類群は会社経営において非常に重要なもの有益なものから不要なものまで多岐にわたります。

しかし、これらを丁寧に保存しておいて後でゆっくり・・・

なんてことをしているとあっという間に大量に貯まる上に、より分けに非常に時間を要してしまいます。

中でも迷うのが「有益な情報」の類です。

「必須ではないから捨てても問題はないんだけど、とっておいて後でゆっくり考えよう!」

と思うと結局、後々、より分け作業が必要になり、しかも大抵の場合、結局不要になるんです。

大量により分ける資料がたまってしまった場合には「不要」になるか「さらに後回し」になって、結果処理できない山がいつまでも消えることがなくなり、タスクがパンクします。

手続きの方法の確認

有益だし、興味はあるけど、すぐに必要のないものは思い切って、確認した時点ですぐに処分しましょう。

そのとき、「どんな類の情報か」「必要だと感じたらどうしたら良いのか(申し込み方法など)」だけ、さっと確認し、メモをとるか、頭の片隅においておくか、など、なんらかのインプットをして処分しましょう。

そうすることで、そのタスクはすでに「処理済み」となり、気持ちよく次へ行けます。

また、場合によってはきちんとインプットしたことで、それはすでに「知識」であり、何かしらの経営方針を打ち出す際のアイディアになる場合もあるかもしれません。

とにかく目の前に来たタスクは何らかの下処理をして、整理していくということが大切だと思っています。

よく「レスポンスが速いやつは仕事ができる」と受け手からは評価されたりしますが、「単に速ければ良い」というわけではありません。そのからくりは「常に優先順位や要・不要の判断をして、適切に処理をされている」から必然的に速くなるのです。

これを忘れて、とにかく無条件に連絡は即レスだけをしようとするとタスクはこんがらがり、結果的に全てのタスクが破滅してしまうことになります。

適切なタスク処理を心がけていきましょう!

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りょま

本職:教える人,スキル:プログラミング,趣味:音楽

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